Kaip sudaryti darbų sąrašą, pasak produktyvumo ekspertų

Užduočių sąrašai gali būti palaima ir prakeiksmas. Jie gali padėti jums prisiminti svarbias užduotis, nes viskas, ką norite atlikti, iš jūsų smegenų ir į a popieriaus lapą, bet jie taip pat gali būti bauginantys priminimai apie viską, ko dar nepradėjote arba neturite laiko įvykdyti.

Jei jūsų darbų sąrašas atrodo labiau priešas, o ne naudinga priemonė, galbūt norėsite iš naujo nustatyti savo lūkesčius ne tik dėl sąrašo, bet ir dėl savęs. Šie ekspertų patarimai, kaip sudaryti darbų sąrašą ir pertvarkyti santykius su juo, leis jums jaustis produktyviems, o ne priblokšti.

Pradėkite nuo pat pradžių – šiuo atveju tai apima kur jūs sudarote savo sąrašus. Galbūt esate planuotojas. Galbūt jums labiau patinka naudoti lipnius lapelius arba programoje, pvz., „Evernote“. Jei yra tam tikras formatas, kuris tikrai veikia jūsų smegenis ir gyvenimo būdą, laikykitės jo. Nesijauskite spaudžiami pirkti specialų bloknotą arba atsisiųsti programėlę, jei tai ne jūsų dalykas.

„Įrankis, kuriam mažiausiai priešinatės, yra tas, kurį naudosite dažniausiai“, – pataria produktyvumo ekspertas

Geros naujienos yra tai, kad nėra „geriausio“ būdo sudaryti ir tvarkyti sąrašą. Rašytoja ir redaktorė Jenée Desmond-Harris tviteryje jos darbų sąrašo struktūra išplito ne be priežasties – tai buvo puikus pavyzdys, kaip užduočių organizavimo būdo pakeitimas gali padėti atlikti darbus ir nustatyti ribas darbe bei namuose. „Aš pradėjau skirstyti savo darbų sąrašą į 1) dalykus, kuriuos turiu padaryti, 2) dalykus, kuriuos noriu padaryti, ir 3) dalykus, kuriuos kiti žmonės nori, kad daryčiau. Gyvenimas keičiasi! Aš dažnai nesulaukiu 3 ir pagaliau supratau, omg, ar tai reiškia turėti ribas?!” tviteryje parašė ji.

Kad darbų sąrašas veiktų jai, Desmondas-Harrisas viską užrašo programoje „Microsoft Word“ ir perkelia juos, kol užsakymas taps prasmingas. „Prieš kurį laiką pastebėjau, kad niekada nebuvau baigęs sąrašo. Vakare retai kada galėčiau išeiti pasivaikščioti, pasportuoti, nueiti į paplūdimį, paskaityti knygą ar pabendrauti su artimaisiais. [...] Man atrodė: „Aš tikrai nesu pats užimtiausias žmogus žemėje, tai kur dingsta mano laikas?“ – pasakoja ji „Apartment Therapy“. „Kai atkreipiau dėmesį, supratau, kad baigęs darbą ir pagrindines suaugusiųjų gyvenimo užduotis (kurias vadinu „dalykai, kuriuos privalau padaryti“) užstrigau prie dalykų, kurių norėjo, kad daryčiau kiti.

Nors jai patinka padėti kitiems žmonėms vykdyti jų prašymus, ji suprato, kad tie klausimai ir kitos užduotys ji „jautė neutralumą“ „stovėjo tarp manęs ir laisvalaikio – viskas dėl to, ko norėjo kiti“, – ji sakė. „Nėra taip, kad pradėjau sakyti „ne“ viskam šioje kategorijoje, bet tiesiog įtraukiau šiuos elementus į savo sąrašo apačią ir, jei jų nepasieksiu, viskas gerai.

Taip pat galite apsvarstyti galimybę suskirstyti sąrašą į kategorijas, pvz., darbas ir namai arba „privalau padaryti“ ir „jei turiu laiko padaryti“, kad padėtų jums nustatyti prioritetus, padalinti ir užkariauti. Jei jums patinka pažymėti langelį, apsvarstykite galimybę užduotis suskirstyti į „greitus pataisymus“ ir „ilgesnius projektus“ ir pirmiausia atlikite greitas užduotis, kad padidintumėte savo pasiekimus. Jei esate vaizdingas žmogus, sąrašo spalvinis kodavimas gali būti labai svarbus.

Laiko valdymo ekspertas Laura Vanderkam rekomenduoja sudaryti du sąrašus, įskaitant didelį smegenų sąvartyną visko, ką norite padaryti, ir mažesnį sąrašą, kuriame yra maždaug penkios užduotys, kurias tikrai atliksite tą dieną. „Dauguma žmonių sąrašus sudaro ne taip; jie paverčia jį labiau pageidavimų sąrašu“, – aiškina ji. „Tai nenaudinga, nes kai į kasdienį darbų sąrašą įtrauki 30 dalykų, visų 30 nepadarysi. Nėra dorybės ką nors įtraukti į darbų sąrašą ir to nedaryti.

Vietoj to, Vanderkam pataria galvoti apie mažesnį dienos sąrašą kaip apie sutartį su savimi. „Kai kažkas patenka į šiandienos darbų sąrašą, tai reiškia, kad tai padarysite šiandien“, – sako ji. „Jei tai padarysite, jūs turėjote iš tikrųjų susidėlioti prioritetus ir apgalvoti, kas iš tikrųjų turi įvykti šiandien… ir jūs pradėsite jaustis daug geriau dėl savo darbų sąrašo.

Jūs nesate antžmogis. „Žiūrėkite šiandienos darbų sąrašą kaip meniu, o ne valgį“, – pataria Marshall. „Galite padaryti didelį smegenų išmetimą ir įtraukti viską, ką tam tikru momentu turite padaryti, į savo sąrašą, bet jei bandysite dirbti iš to, tai gali būti didžiulė. Jei matote tai kaip meniu, renkatės tai, ką turite, ką turite, kaip ir eidami į restoraną. Jei turite reikalų su ypač sunki susitikimų diena ir neturėsite laiko nepertraukiamai dirbti, nedarykite bereikalingo spaudimo, kad atliktumėte tai, kas nėra absoliučiai skubus.

Marshall rekomenduoja sėsti ir kas savaitę peržiūrėti savo darbų sąrašus. „Kartą per savaitę yra geras patikrinimas“, - sako ji. „Tai padeda pamatyti modelius ir padeda galvoti bei planuoti į priekį. Kol ji naudojasi savo darbu kiekvieną dieną ji „nuskaito horizontą“ kas savaitę, kad pamatytų, kas vyksta ir kur gali ją optimizuoti. laikas.

Net patys geriausi planai gali suklysti ir gyvenimas įvyksta. Suradę jums tinkantį užduočių sąrašo eigą, galite pastebėti, kad jums patogiau perkelti užduotis arba prisipažinti, kad tą dieną ko nors nepadarysite. „Jūs pradėsite jaustis labiau pasitikintys, kai skirsite sau dalykus skirtingoms dienoms“, - dalijasi Vanderkam. „Galite sakyti: „Taip, man reikia parašyti šį atmintinę, ir ji šiandien netelpa, bet jei žinosiu, ar įtrauksiu jį į trečiadienio sąrašą, tai bus padaryta“. kažkas neveikia iki rytojaus; skiriate užduočiai laiko ir erdvės, kurios ji nusipelno gerai atliktam darbui.

Kara Nesvig užaugo cukrinių runkelių ūkyje Šiaurės Dakotos kaime ir pirmą profesionalų interviu su Stevenu Tyleriu atliko būdama 14 metų. Ji rašė leidiniams, įskaitant „Teen Vogue“, „Allure“ ir „Wit & Delight“. Ji gyvena žavingame 1920-ųjų name Sent Paule su savo vyru, kavalieriumi karaliaus Karolio spanieliu kiaulpiene ir daugybe batų porų. Kara yra aistringa skaitytoja, Britney Spears superfanė ir tekstų kūrėja – tokia tvarka.