Metams artėjant į pabaigą, žmonės visur stengiasi rasti tam tikrą normalumo vaizdą išties audringu laikotarpiu. Tačiau daugelis vis dar turi pareigų, kurios reikalauja, kad jie būtų funkcionalūs ir produktyvūs tam tikru lygiu, ir jausmas, kad jūsų dėmesys yra nukreiptas į visas įmanomas puses, gali padaryti daug jūsų produktyvumas. Žinau, kad nesu viena, kai sakau, kad mano dėmesys pasiekė sėkmę.
Kaip žmogus, visą gyvenimą dirbęs namuose, susikūriau daugybę įpročių, kad išlaikyčiau motyvaciją ir prie visko, bet įpročių, kurie anksčiau man veikė, nebėra. Anksčiau galėjau užsukti į savo kaimynystės pilateso centrą į treniruotę, norėdamas padidinti serotonino kiekį, arba dirbti kavinėje ar bibliotekoje, o tai suteikė tylos bendrumo jausmą. Kadangi didžioji mano darbo dalis atliekama per du geriausius draugus („Gmail“ ir „Google“ diską), turėjau rasti būdą, kaip valdyti savo darbo krūvį, net jei mano mintis jaučiasi lyg ant paskutinių kojų.
Aš esu iš tų žmonių, kurie tiki „pašto dėžutės nuliu“ kiekvienos dienos pabaigoje, o ankstesnis mano valdymo būdas „Prieš laikus“ buvo atsakymas į el. Laiškus, kai jie ateina. Bet dabar, kai jaučiu, kad viskas vyksta dvigubai daugiau nei įprastu greičiu, mane užvaldo visais kampais į mane sklindanti bendravimo masė.
Norėdamas įtraukti savo organizaciją į organizaciją, aš sugalvojau rūšiavimo sistemą, kuri man galėtų padėti suskirstyti prioritetus į tai, kam reikalinga didžioji mano pralaidumo dalis, tuo pačiu patenkinant mano vizualinius poreikius.
Mano sukurta sistema yra triukas, kurio išmokau iš dizaino kurso, kurį lankiau koledže. Mes mokėmės spalvų teorija, ir kiek žmonių turi natūralių asociacijų su spalvomis. Pavyzdžiui, kai matome raudonus tonus, mes linkę susieti labai agresyvius (o dažnai ir neigiamus!) Dalykus, pavyzdžiui, raudoną mokytojo rašiklį ar „netrukdykite“ signalą iš „Slack“.
Pasąmonės užuominos, kurias mes paimame iš spalvų atspalvių, daro didžiulį poveikį informacijos apdorojimui. (Štai kodėl, kai dažote savo miegamojo sienas, galbūt norėsite pasirinkti tokią spalvą, kuri ramintų jūsų mintis sugeba atsipalaiduoti.) Kai atidarau savo pašto dėžutę ir mane bombarduoja el. laiškai, mano natūralus polinkis yra uždaryti nešiojamas kompiuteris. Numatytasis techninis dizainas yra balta, pilka ir pagrindinės spalvos: tai spalvos, kurias mes dažnai siejame su korporacijomis (žr. visą „Google“ logotipų paletę) ir kaip tas, kuris yra labiau paveiktas vizualiai, norėjau padaryti savo dizainą Asmeninis.
Procesas yra paprastas, bet efektyvus: Kiekvieną kartą, kai atidarau savo el. Paštą, pirmiausia žiūriu į visus neskaitytus el. Laiškus, kurie atsirado mano nuo tada, kai paskutinį kartą buvau savo pašto dėžutėje. Skiriu penkias – dešimt minučių šlamštui persiųsti ir tada greitai įvertinu likusį laišką: nusprendžiu, kokia etikete jis atsiduria, ir kaip greitai turiu atsakyti.
Norėdami pradėti, aš suskirstiau savo etiketes į keturias kategorijas, kurias nulėmė laikas: „Atsakyti per valandą“, „Atsakyti pagal EOD“, „Atsakyti pagal EOW“ ir „Atsakyti, kai Galima “. Visos mano laiko etiketės yra oranžinės, nes jos yra pakankamai arti raudonos skubos, bet be instinktyvaus pavojaus signalo, kad neoninė raudona prasideda mūsų pasąmonėje. Skubu, bet nesijaudina.
Pastebėjau, kad atleisdamas save nuo spaudimo nuolat būti prieinamam, iš tikrųjų galėjau daugiau dėmesio skirti. Ekspertai ištyrė teigiamą elektroninių laiškų „darbo valandų“ nustatymas ir įrodyta, kad tai pagerina efektyvumą, kurį patyriau iš pirmų lūpų. Kiek juokauju, kad el. Laiškai kelia stresą, nes jei vieną išsiųsite, staiga gausite dar tris, tai labai bauginantis ir keliantis įtampą, kai bandote išlaikyti kelių pokalbių skirtukus, kurių visi yra skirtingo laipsnio skubumas. Kurdamas ženklinimo pagal laiką principą, galiu sutelkti dėmesį į tai, kam reikia prioriteto ir į ką galima atkreipti dėmesį vėliau dieną ar savaitę.
Pradėjau pridėti daugiau etikečių pagal el. Pašto kategoriją. Tai daroma, kad iš pirmo žvilgsnio žinau, kurią savo užduotį bet kuriuo metu galiu apleisti labiausiai. Čia yra spalvų etiketės, kurias perbraukiau atsižvelgdamas į savo poreikius:
Pagal spalvų teoriją geltona yra pirmoji spalva, kurią pastebite. Kadangi savo el. Paštą pirmiausia naudoju su darbu susijusiems dalykams, norėjau, kad visa korespondencija būtų lengvai ir greitai pažymima.
Aš vengiu naudoti dvi spalvas: raudoną ir violetinę, nes jos linkusios į vyzdžio streso jutiklius. Tam tikros spalvos turi agresyvesnes asociacijas, vien dėl sodrumo arba dėl asociacijos (reklamos dėka) ir ekspertai ištyrė, kurių spalvų vengti jei bandai nuslopinti save. Kaip ir tai, kaip dauguma žmonių nedažytų savo miegamųjų ryškiai raudonai, greičiausiai nenorėsite žiūrėti į raudonomis etiketėmis išmargintą ekraną.
Nuo tada, kai pradėjau žymėti savo pašto dėžutę spalvomis, pastebėjau reikšmingą pasikeitimą net tikimybėje atidaryti savo el. Paštą. Vizualiai matau, kam ir kada reikia skirti mano dėmesio, o sistema pateikia planą, kaip tvarkyti mano darbų sąrašą.
Šią sistemą naudoju jau keletą mėnesių ir, nors vis dar mane labiau užgožia pasaulis didelis, aš galiu iš naujo įvertinti tai, kam reikia nustatyti prioritetus efektyviau ir mainais, būti produktyvesniu metu būdu. Aš tikrai jaučiu mažiau spaudimo viską daryti vienu metu ir iš vieno žvilgsnio žinau, kam reikia mano dėmesio. Kai baigsis pandemija, planuoju laikytis šios sistemos vien dėl to, kad tai daro mano gyvenimą šiek tiek mažiau įtemptą, po vieną skirtuką.