Tą dieną aš su kažkuo kalbėjausi apie el. Paštą ir klausydamasis jų skundžiausi, kaip jie tiesiog negalėjo susitvarkyti. Tada nusiunčiau laišką mano dizainerio draugui apie ką nors svarbaus, ir jis niekada neatsakė. Pasirodo, jo gautų laiškų apimtis siekia 4000 el. Laiškų, todėl jis jo praleido ...
Aš buvau tas vaikinas, tačiau išbandęs milijoną skirtingų sistemų supratau, kad niekas man netinka. Man reikėjo kažko, kas tinka mano darbo eigai, bet vis tiek turėjo prasmę. Dabar tai gali neveikti, bet pažiūrėkite ir galbūt jums bus lengviau tvarkyti el. Paštą.
1. Gautieji <20: Labai norėjau įsitraukti į „Inbox Zero“ sistemą, bet tai ne visada buvo įmanoma. Dažnai pastebėčiau, kad gautuosiuose turiu tik vieną ar du el. Laiškus, niekada taip nesugalvoju ir vėliau dėl to jaučiuosi kaltas.
Užuot laikęsis „nulinės“ taisyklės dalies, nusprendžiau laikytis paprastumo ir įsitikinti, kad mano gautuosiuose visada yra mažiau nei 20 el. Laiškų. Tai darydamas aš nesijaučiu kaltas dėl to, kad ten per daug ar ne visai pasiekiu „Inbox Zero“. Visi gautuosiuose palikti el. Laiškai paprastai yra ten, nes jiems reikia veikti greitai, bet nebūtinai iškart.
2. 20 minučių taisyklė: Linkiu, kad galėčiau rasti, kur tai perskaičiau, nes norėčiau čia nurodyti. Vis dėlto buvo prielaida, kad atsakote į teksto pranešimą per dvi minutes, el. Laiškus per 20 minučių, balso pašto pranešimus per dvi valandas ar ką nors panašaus. Nepaisant tikrųjų skaičių, aš priėmiau 20 minučių taisyklę, kai įmanoma, atsakydamas į el. Laišką.
Greitai susisiekus su žmonėmis, mano gautieji nelieka be rūpesčių, žmonės nesijaudina, nes neatsakiau ir išlieku organizuotas.
3. Veiksmas, archyvas ar šiukšliadėžė: Kiekviename el. Laiške yra vienas iš trijų veiksmų. Jei turiu veikti pagal tai, kas ten yra, tada atsakau, tada pasiimu originalų el. Laišką ir įdedu į aplanką Archyvas. Jei man reikia el. Pašto, bet į jį nereikia jokio atsakymo (pvz., Kvito ar panašaus dalyko), tada vėl įdedu į tą Archyvo aplanką. Galiausiai, jei tai šlamštas ar nepageidaujamas turinys, aš jį tiesiog šiukšlinu visam laikui, taigi jis neužima vietos standžiajame diske. Manau, kad ši sistema man puikiai tinka, nes aš visada žinau, kur ko ieškoti, tačiau tuo pačiu atsikratau netvarkos.
4. Tvarkykite el. Paštą partijomis: Prieš dar neišsikeldamas iš lovos, gautuosiuose paprastai būna 30 el. Laiškų, reikalaujančių tam tikro dėmesio. Net sutrumpinus riebalus ir ištrynus šlamštą, vis tiek yra nemažai el. Pašto adresų, kurie gali susierzinti. Kaip tai padaryti?
Kadangi gaunu tiek el. Laiškų, paprastai galiu juos tvarkyti dalimis, net laikydamasi 20 minučių taisyklės. Tai reiškia, kad neprarandu laiko nuolat tikrinti gautų laiškų aplanką ir sustabdyti kitus savo proceso eigą.
